Você passou meses tocando tudo sozinho. Atendimento, financeiro, operação, entrega. Chegou um ponto em que contratar virou necessidade, não escolha. E aí você foi atrás de como fazer isso "certo", leu alguns artigos, assistiu uns vídeos, e todo mundo te explicou CTPS, exame admissional, registro no eSocial.

Ninguém te contou o resto.

Eu vou contar agora. Porque esse resto é justamente o que decide se a contratação vai funcionar ou virar um problema caro lá na frente.

O que acontece antes mesmo de você assinar qualquer coisa

A maioria dos empresários que chegam até mim já errou nessa parte. Não na documentação. Antes disso.

Você precisa saber exatamente o que essa pessoa vai fazer. Parece óbvio, mas não é. "Me ajudar com tudo" não é cargo. Não é função. Não é o que você vai escrever na carteira e definitivamente não é o que vai te proteger se essa relação terminar mal.

Antes de abrir qualquer processo seletivo, você define: qual é a função específica, quais são as tarefas do dia a dia, qual é o horário, se tem algum benefício previsto, e qual é o salário que você consegue pagar sem comprometer o caixa. Não o salário que acha justo em abstrato. O que você consegue pagar todo mês, sem drama, por pelo menos um ano.

Isso importa porque o custo de um funcionário não é o salário dele. É o salário mais encargos. Para ter uma ideia inicial, você considera em torno de 70% a 80% do salário bruto em encargos, dependendo do regime da empresa e dos benefícios contratados. Então se você vai pagar R$ 2.000 por mês, o custo real vai estar entre R$ 3.400 e R$ 3.600. Às vezes mais.

Se você não fez essa conta antes de contratar, vai sentir o susto no primeiro mês.

O que a CLT te obriga a oferecer e o que é opcional

Aqui tem muita confusão. Vou organizar de um jeito simples.

O que é obrigatório por lei: registro em carteira, salário mínimo ou piso da categoria, férias de 30 dias com adicional de um terço, 13º salário, FGTS de 8% sobre o salário bruto, aviso prévio em caso de demissão, e o recolhimento correto de INSS e IRRF quando aplicável. Não tem como negociar esses itens. Não tem como "combinar diferente". Qualquer acordo verbal que tente contornar esses direitos não vale nada juridicamente.

O que é opcional: vale-refeição, vale-alimentação, plano de saúde, vale-cultura, auxílio creche, entre outros. Você pode oferecer ou não. Mas, e isso é importante, se você começar a oferecer e registrar em contrato ou na admissão, esses benefícios viram parte das condições de trabalho. Tirar depois gera problema.

Então pensa bem antes de prometer. Não ofereça benefício que não consegue manter. É melhor começar sem e incluir depois do que tirar e enfrentar uma reclamação trabalhista.

Tem um detalhe que pouca gente fala: a convenção coletiva da categoria pode obrigar benefícios adicionais. Cada segmento tem um sindicato, e esse sindicato negocia condições específicas para os trabalhadores daquele setor. Você precisa saber qual é a convenção coletiva que se aplica ao seu negócio antes de fechar o salário. Já vi empresa oferecer salário abaixo do piso da categoria sem saber. O passivo que se acumula é silencioso e doloroso.

O processo de admissão em si, sem enrolação

Quando você já tem a pessoa escolhida, começa a parte burocrática. Vou te passar o caminho de um jeito linear.

Primeiro, você pede os documentos: RG, CPF, PIS ou NIT, CTPS, comprovante de residência, certidão de nascimento ou casamento, foto 3x4, dados bancários e, se for o caso, documentos dos dependentes para inclusão no IR.

Segundo, você agenda o exame admissional. Esse exame é obrigatório por lei e precisa ser feito antes de o funcionário começar a trabalhar. Um médico do trabalho vai avaliar se ele está apto para exercer aquela função. Guarda o atestado de aptidão. Esse documento vai ser necessário se algum dia você for questionado.

Terceiro, você faz o registro no eSocial. Hoje é por onde tudo passa. O prazo para registrar a admissão é até o dia anterior ao início das atividades. Não é no mesmo dia, não é depois. Um dia antes. Se você registrar fora do prazo, pode ser autuado.

Quarto, você anota na CTPS, seja física ou digital. A CTPS digital é a realidade hoje para a maioria, mas o processo funciona de forma integrada com o eSocial.

Quinto, você entrega os documentos internos da empresa, como o contrato de trabalho assinado e, se tiver, o regulamento interno. Tudo assinado. Tudo guardado.

Parece muito. Mas com um profissional de DP do seu lado, você passa por isso sem estresse. O problema é tentar fazer isso no improviso, sem ajuda, na correria de quem ainda está tocando a operação sozinho.

O que ninguém te prepara para sentir depois

Vou ser honesta aqui, porque esse é o lado que mais pega as pessoas de surpresa.

Ter um funcionário muda a sua relação com o negócio. Você passa a ser responsável pela renda de outra pessoa. Tem dias de caixa apertado em que você segura o próprio pró-labore para garantir o salário no dia certo. Tem dias em que você vai querer mandar embora porque a pessoa errou, e vai descobrir que mandar embora custa caro, dependendo de como foi feito.

Demissão sem justa causa gera custos. Você vai pagar o aviso prévio, seja trabalhado ou indenizado, as férias proporcionais com o terço, o 13º proporcional, e a multa de 40% sobre o saldo do FGTS. Fora a guia de saque do FGTS para o trabalhador. Tudo isso precisa ser calculado e pago dentro do prazo, que é de dez dias corridos a partir do término do contrato.

Se você demitir e não pagar no prazo, leva multa. Se você demitir e calcular errado, leva reclamação trabalhista.

Não estou falando isso para te assustar. Estou falando porque a maioria das pessoas contrata sem pensar na saída. E quando a saída chega, seja por necessidade ou por vontade, ela pega de surpresa.

Pensa na contratação como uma relação com entrada e saída planejadas. Não romantiza. Não contrata com pressa porque você está afogado agora. Porque se você contratar a pessoa errada, ou contratar sem estrutura, a conta vai chegar. E ela vem com juros.

Antes de fechar este texto

Você chegou até aqui porque está pensando sério sobre isso. Ou já está no meio do processo e quer entender o que está fazendo. De qualquer jeito, você está no lugar certo.

Contratar o primeiro funcionário é um dos passos mais importantes de uma empresa. Não pelo número de pessoas, mas pelo que ele representa: você parou de ser só operação e virou empregador. Isso tem peso jurídico, financeiro e humano.

Não precisa saber tudo de cor. Precisa saber o suficiente para não tomar decisão no escuro, e ter ao lado quem entenda do resto.

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