Junho é um mês que costuma pegar muitos empresários de surpresa. Entre as férias coletivas de meio de ano, os feriados e a correria do dia a dia, o fechamento da folha de pagamento acaba ficando para o último momento, e é exatamente aí que os problemas começam. Atrasar o recolhimento do FGTS, por exemplo, não é apenas uma questão de organização: é uma infração que gera multa, juros e pode complicar a vida da sua empresa de formas que você nem imagina. Se você tem funcionários registrados, este artigo foi feito para você.
O fechamento da folha de pagamento é o processo mensal de calcular tudo o que envolve a remuneração dos seus colaboradores: salários, horas extras, adicionais, descontos legais, férias proporcionais e encargos como o INSS e o FGTS. Parece simples na teoria, mas na prática é um trabalho que exige atenção a uma série de regras trabalhistas e prazos fixos que não esperam por ninguém. Um erro nessa etapa pode gerar desde inconsistências no holerite do funcionário até autuações em fiscalizações do Ministério do Trabalho.
Para o dono de pequena empresa, esse processo muitas vezes acontece nos bastidores, coordenado pelo escritório contábil. Mas isso não significa que você pode se desligar completamente do assunto. Entender o básico do fechamento da folha te ajuda a fornecer as informações corretas no tempo certo, como registros de ponto, faltas, afastamentos e admissões do mês,, o que garante que tudo seja calculado de forma precisa e que os prazos sejam cumpridos sem estresse.
O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, o famoso FGTS, é um depósito mensal obrigatório que o empregador faz em uma conta vinculada ao nome do funcionário. O valor corresponde a 8% do salário bruto do trabalhador, e essa obrigação vale para todos os colaboradores com carteira assinada, sem exceção, independentemente do tamanho da empresa ou do setor de atuação. O FGTS funciona como uma reserva do trabalhador, que pode ser sacada em situações específicas, como demissão sem justa causa, compra de imóvel ou aposentadoria.
O prazo para recolhimento do FGTS é sempre até o dia 20 do mês seguinte ao da competência. Isso significa que o FGTS referente aos salários pagos em junho deve ser depositado até o dia 20 de julho. Quando esse dia cai em final de semana ou feriado, o prazo é antecipado para o dia útil anterior. Por isso, fique de olho no calendário e não deixe para a última hora. O recolhimento é feito por meio do sistema do eSocial e da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF), que hoje são processados de forma integrada pelas empresas que já migraram para o ambiente digital.
Muita gente acredita que atrasar um ou dois dias o pagamento do FGTS não gera consequências graves. Esse é um erro perigoso. A multa por atraso é de 0,07% ao dia sobre o valor devido, mais juros equivalentes à TR (Taxa Referencial) e uma multa adicional que pode chegar a 10% do total em débito. Parece pouco no papel, mas quando se acumula mês após mês ou envolve uma equipe maior, o valor se torna expressivo, e totalmente desnecessário.
Além do custo financeiro, o atraso no FGTS pode gerar outros problemas sérios para o empresário. Sua empresa pode ficar com o CNPJ irregular, o que impede a emissão de certidões negativas de débito, documentos essenciais para participar de licitações, renovar contratos com grandes clientes ou até conseguir crédito no banco. Em casos de fiscalização, o empregador pode ser autuado diretamente pelos auditores do trabalho, o que resulta em notificações formais e, dependendo da situação, em processos administrativos que consomem tempo e dinheiro.
O FGTS é o encargo que mais preocupa os empresários, mas ele não é o único prazo que precisa estar no seu radar em junho. O pagamento dos salários, por exemplo, deve ser feito até o 5º dia útil do mês seguinte, ou seja, os salários de junho precisam estar na conta dos funcionários até o 5º dia útil de julho. O INSS patronal e a contribuição do empregado também têm data de vencimento definida, geralmente no dia 20 do mês seguinte, por meio da Guia da Previdência Social (GPS) ou do sistema unificado do eSocial.
Se você tem funcionários em regime de banco de horas, férias programadas para julho ou alguma admissão e demissão acontecendo em junho, essas informações precisam chegar ao seu contador com antecedência. Cada movimento de pessoal gera obrigações específicas: o aviso prévio, o cálculo das verbas rescisórias, o envio dos dados no eSocial dentro do prazo legal. Quanto mais cedo essas informações forem repassadas, menor é o risco de erro, atraso e multa. A comunicação entre empresa e escritório contábil precisa fluir bem, e ser constante, não só no aperto do prazo.
A melhor forma de evitar problemas com o fechamento da folha é criar uma rotina simples de organização interna. Reserve um momento no começo de cada mês para reunir as informações do mês anterior: registros de ponto, ocorrências (faltas justificadas ou injustificadas, atestados médicos, horas extras), além de qualquer mudança no quadro de funcionários. Essas informações são o insumo básico que o escritório contábil precisa para trabalhar. Quando elas chegam atrasadas ou incompletas, o prazo aperta para todo mundo.
Outro ponto importante é manter um calendário de obrigações trabalhistas acessível para você e para quem cuida do administrativo da sua empresa. Anotar as datas de vencimento do FGTS, do INSS, do pagamento de salários e de envios do eSocial ajuda a criar uma cultura de cumprimento de prazos que protege a empresa e os funcionários. Muitos escritórios contábeis já oferecem esse suporte de forma proativa, enviando lembretes, alertas de vencimento e relatórios mensais. Se o seu parceiro contábil faz isso, aproveite ao máximo. Se ainda não faz, talvez seja hora de conversar sobre isso.
Fechar a folha de pagamento corretamente e recolher o FGTS no prazo certo não é só uma obrigação legal, é uma forma de demonstrar respeito pelos seus funcionários e de proteger a saúde financeira e jurídica da sua empresa. Multas evitáveis consomem caixa, comprometem a credibilidade do negócio e geram um desgaste que nenhum empresário precisa enfrentar. Com organização e o apoio certo, esse processo pode ser simples, previsível e tranquilo.
Se você ainda sente que o fechamento da folha é um ponto de tensão no seu negócio, ou que não tem clareza sobre os prazos e os valores que estão sendo recolhidos todos os meses, vale muito a pena conversar com um contador de confiança. A Teorema Tríplice Valor está pronta para ajudar você a colocar essa área em ordem, garantir que sua empresa esteja em dia com todas as obrigações trabalhistas e te dar a tranquilidade de focar no que realmente importa: fazer o seu negócio crescer. Entre em contato e agende uma conversa sem compromisso.
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