Junho é um mês que parece tranquilo à primeira vista, mas esconde algumas obrigações que podem pegar o empresário desprevenido. Entre o fechamento da folha de pagamento com todas as suas particularidades e a necessidade de já pensar na provisão do 13º salário, esse é um período que exige atenção redobrada. Deixar algum detalhe passar pode significar multas, problemas com funcionários e, principalmente, um rombo no caixa lá na frente, quando o décimo terceiro vencer em novembro e dezembro. A boa notícia é que, com as orientações certas, dá para atravessar esse mês com segurança e ainda sair mais organizado do que entrou.
A folha de pagamento de junho precisa reunir todas as verbas do mês de forma precisa: salários, horas extras, adicionais noturnos, comissões, descontos de INSS e IRRF, vale-transporte e vale-alimentação, entre outros. Parece simples quando a empresa tem poucos funcionários, mas qualquer variação, uma hora extra não registrada, um afastamento por atestado médico, um colaborador que entrou ou saiu no meio do mês, pode complicar o cálculo e gerar inconsistências que só aparecem na hora da auditoria ou de uma fiscalização.
Outro ponto importante no fechamento de junho é a verificação das férias. Muitos empresários aproveitam o meio do ano para conceder férias coletivas ou individuais, e esses valores precisam ser calculados com antecedência mínima de dois dias úteis antes do início do período de descanso, determinação da CLT que, quando descumprida, gera multa. Além disso, as férias vencidas e não concedidas acumulam passivo trabalhista com acréscimo de um terço, o que pesa no bolso mais do que a maioria imagina.
O 13º salário é um direito de todos os trabalhadores com vínculo empregatício e precisa ser pago em duas parcelas: a primeira até 30 de novembro e a segunda até 20 de dezembro. Parece distante em junho, mas é exatamente por isso que a provisão precisa começar agora. Provisionar significa separar, mês a mês, o equivalente a 1/12 do salário de cada funcionário, assim, quando o vencimento chegar, o dinheiro já está reservado e o caixa não sofre um impacto brutal de uma vez só.
Empresas que não provisionam o 13º costumam entrar em pânico em novembro: precisam pagar salários normais, mais a primeira parcela do décimo terceiro, mais as guias de INSS e FGTS sobre essas verbas, tudo ao mesmo tempo. Esse acúmulo é uma das principais causas de atraso no pagamento de funcionários em pequenas empresas, e atraso no 13º gera multa de 100% do valor devido por dia de atraso. Fazer a provisão não é burocracia: é uma forma inteligente de proteger o seu negócio.
Muita gente esquece que o 13º salário não é só o valor do salário bruto dividido por doze. Sobre ele incidem INSS patronal (de 20% para empresas no Lucro Real ou Presumido, ou a alíquota do Simples Nacional correspondente), FGTS (8% sobre o valor bruto) e, dependendo da faixa salarial do funcionário, também o IRRF na segunda parcela. Esses encargos precisam entrar na provisão mensal para que a reserva seja fiel ao custo real que a empresa vai ter lá na frente.
Para calcular a provisão mensal de forma prática, some o salário bruto de cada funcionário, acrescente os encargos aplicáveis e divida por 12. Multiplique pelo número de meses trabalhados no ano, em junho, já são seis meses, ou seja, metade do valor já deveria estar provisionada. Se você ainda não fez isso nos meses anteriores, não adianta se desesperar: o mais importante é começar agora e reforçar os meses seguintes para compensar o atraso. Um contador experiente consegue ajustar esse planejamento sem que o caixa seja impactado de forma drástica.
Além do pagamento dos salários em si, que deve ocorrer até o 5º dia útil do mês seguinte,, junho traz consigo o recolhimento do FGTS, o pagamento da GPS (guia do INSS) e a transmissão dos eventos do eSocial. O sistema eSocial centralizou boa parte das obrigações trabalhistas e previdenciárias, mas também aumentou a necessidade de precisão nos dados: qualquer inconsistência entre a folha enviada e os registros de ponto, por exemplo, pode gerar notificações automáticas da Receita Federal.
Há ainda a DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) para empresas obrigadas, e a atualização do CAGED para admissões e demissões ocorridas no mês, hoje integrado ao eSocial para a maioria das empresas. Para o dono de pequena empresa que cuida de tudo ao mesmo tempo, tentar acompanhar cada prazo sem apoio especializado é uma receita certa para erro. Um pequeno atraso em qualquer dessas obrigações já gera multa automática, e as multas somadas ao longo do ano podem superar facilmente o custo de um bom serviço contábil.
Fechar a folha de junho corretamente e iniciar, ou ajustar, a provisão do 13º são atitudes que parecem simples, mas têm impacto direto na saúde financeira da sua empresa nos próximos seis meses. Cada mês que passa sem provisionar é um mês a mais de pressão sobre o caixa em novembro e dezembro, justamente quando as despesas de fim de ano já são maiores. E cada obrigação acessória esquecida é uma multa que poderia ter sido evitada com planejamento.
A diferença entre o empresário que chega ao fim do ano aliviado e o que chega desesperado muitas vezes está no suporte que ele tem ao longo do caminho. Ter um escritório contábil que entende do seu negócio, acompanha os prazos e ainda orienta sobre planejamento financeiro não é custo, é investimento com retorno garantido.
Se você sente que a sua folha de pagamento pode estar gerando riscos que você não consegue enxergar, ou quer começar a provisionar o 13º do jeito certo, fale com a equipe da Teorema Tríplice Valor. A gente cuida de tudo isso para que você possa focar no que realmente importa: fazer o seu negócio crescer.
Grátis. Direto na sua caixa. Sem enrolação.
Toda semana tem conteúdo novo sobre RH, DP e legislação trabalhista.