Se você tem funcionários registrados, junho traz uma obrigação que não pode ser esquecida: o fechamento da folha de pagamento e o recolhimento do FGTS, que vence sempre no dia 7 do mês seguinte. Para muitos donos de pequenas empresas, esse processo parece simples à primeira vista, mas envolve uma série de detalhes que, se negligenciados, podem gerar multas, juros e até problemas trabalhistas sérios. A boa notícia é que, entendendo o que precisa ser feito, você consegue se organizar com antecedência e evitar dores de cabeça desnecessárias.

O Que É o Fechamento da Folha de Pagamento e Por Que Ele É Tão Importante

O fechamento da folha de pagamento é o processo de calcular tudo o que cada funcionário tem a receber no mês: salário base, horas extras, adicionais, descontos de faltas, descontos do INSS, do IRRF e outros encargos previstos em lei ou em contrato. No caso de junho, é preciso ainda verificar se houve alguma situação especial, como férias pagas no mês, afastamentos por atestado médico, rescisões contratuais ou o pagamento da primeira parcela do 13º salário, que deve ser pago até 30 de novembro, mas que muitos empregadores optam por antecipar.

Esse processo é importante porque ele serve como base para o cálculo de todos os tributos e encargos que a empresa deve recolher. Um erro no fechamento da folha pode gerar recolhimentos a menor, o que resulta em autuações fiscais, ou a maior, o que representa prejuízo direto para o caixa do negócio. Por isso, a organização e a conferência cuidadosa de cada item fazem toda a diferença.

O FGTS: Entenda o Prazo, o Cálculo e Como Fazer o Recolhimento Corretamente

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) é um direito de todo trabalhador com carteira assinada. A empresa deve depositar mensalmente o equivalente a 8% da remuneração bruta de cada funcionário em uma conta vinculada no nome dele na Caixa Econômica Federal. No caso de jovens aprendizes, esse percentual é de 2%. Esse valor não é descontado do salário do colaborador, ele é um encargo pago inteiramente pela empresa, por cima do salário.

O prazo para recolher o FGTS referente à competência de junho é o dia 7 de julho. Se o dia 7 cair em fim de semana ou feriado, o recolhimento deve ser feito no dia útil imediatamente anterior. O pagamento é feito por meio do SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) ou, para empresas que já utilizam o eSocial, por meio do sistema integrado. O atraso no pagamento gera multa de 5% sobre o valor devido, mais juros, e pode inclusive ser considerado apropriação indébita em casos recorrentes, o que é crime previsto em lei.

Além do FGTS: Outras Obrigações do Fechamento de Junho Que Você Não Pode Ignorar

Junto com o FGTS, o fechamento da folha de junho gera outras obrigações que também têm prazo definido. A GPS (Guia da Previdência Social), que recolhe a contribuição previdenciária dos funcionários e da empresa para o INSS, vence no dia 20 de julho, ou no dia útil anterior, se cair em fim de semana ou feriado. O valor varia conforme a faixa salarial de cada funcionário e o tipo de empresa, mas precisa ser calculado com atenção para não haver divergências com o e-Social.

Outra obrigação importante é o IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte), que deve ser recolhido até o último dia útil do mês seguinte ao pagamento do salário. Em julho, esse prazo geralmente recai no dia 31. Além disso, se sua empresa pertence a alguma categoria com convenção coletiva de trabalho, pode haver obrigações adicionais previstas em acordo sindical, como contribuições assistenciais ou datas específicas para certos pagamentos. Ignorar a convenção coletiva da sua categoria é um erro comum entre pequenas empresas e pode gerar passivos trabalhistas consideráveis.

Como Se Organizar Para Não Perder os Prazos e Evitar Multas

A melhor forma de não perder prazos é criar uma rotina mensal com datas fixas para envio de informações ao seu escritório contábil. Isso significa que, antes do fim de cada mês, você precisa reunir e passar ao contador os seguintes dados: registro de ponto dos funcionários (ou controle de jornada), atestados médicos recebidos no período, informações sobre afastamentos, admissões ou demissões ocorridas no mês, e qualquer pagamento adicional feito fora do salário fixo, como comissões, prêmios ou horas extras. Quanto mais rápido essas informações chegam ao escritório, mais tempo há para calcular, revisar e gerar as guias com segurança.

Vale também ter um calendário trabalhista sempre atualizado, com todas as datas de vencimento de obrigações ao longo do ano. Muitos escritórios contábeis disponibilizam esse calendário para seus clientes como parte do serviço, e se o seu ainda não oferece isso, é um ponto importante para discutir. Além disso, é fundamental manter os registros dos funcionários sempre atualizados: dados pessoais, salário vigente, cargo, jornada contratada. Qualquer divergência entre o que está no contrato e o que está sendo praticado pode virar um problema em uma eventual fiscalização ou reclamação trabalhista.

Rescisões e Situações Especiais: Atenção Redobrada em Junho

Junho é um mês que frequentemente concentra rescisões contratuais, especialmente em empresas do varejo, serviços e construção civil. Quando há demissão de um funcionário, o processo é mais complexo do que o fechamento normal da folha: é preciso calcular as verbas rescisórias (saldo de salário, férias proporcionais e vencidas, 13º proporcional, aviso prévio, entre outros), elaborar o Termo de Rescisão, homologar quando necessário e depositar a multa rescisória do FGTS de 40% sobre o saldo do fundo, no caso de demissão sem justa causa.

Além disso, junho também é mês em que muitas empresas pagam a primeira parcela das férias coletivas de julho, prática comum em algumas categorias. Férias coletivas exigem comunicação prévia ao Ministério do Trabalho e ao sindicato da categoria, com pelo menos 15 dias de antecedência. Se você está planejando conceder férias coletivas em julho, precisa agir agora. Cada uma dessas situações especiais muda os cálculos da folha e pode impactar os valores de FGTS e INSS a recolher. Por isso, comunicar tudo ao escritório contábil com antecedência é indispensável.

Conclusão: Organização É a Melhor Proteção Para o Seu Negócio

Cumprir as obrigações trabalhistas e previdenciárias em dia não é apenas uma questão legal, é uma forma de proteger o seu negócio de custos inesperados, autuações fiscais e conflitos com colaboradores. O fechamento da folha de junho e o recolhimento do FGTS até o dia 7 de julho são apenas dois dos muitos compromissos que um empregador precisa honrar todo mês. Mas quando você tem ao lado um time especializado, esse processo deixa de ser um peso e passa a fazer parte de uma rotina segura e bem gerenciada.

Se você ainda sente que perde prazos, tem dúvidas nos cálculos ou simplesmente não tem tempo para cuidar disso com a atenção que merece, talvez seja a hora de conversar com quem entende do assunto. O Teorema Tríplice Valor está pronto para ajudar o seu negócio a ficar em dia com todas as obrigações, sem estresse e sem surpresas. Entre em contato e descubra como podemos simplificar a gestão trabalhista da sua empresa.