Você decidiu contratar. A empresa cresceu, você não dá conta sozinho e chegou a hora de trazer alguém. Mas saber como contratar o primeiro funcionário vai muito além de escolher um currículo e assinar uma carteira. Tem obrigação legal, custo real que a maioria subestima, e uma decisão de cultura que vai moldar o jeito da sua empresa funcionar nos próximos anos. Erra aqui e o problema aparece depois, quando já é tarde e caro.

O custo real que quase ninguém calcula

A primeira coisa que você precisa entender é que o salário é só o começo. Empresas pequenas quebram essa conta errado o tempo todo, e aí a contratação que parecia boa vira um rombo no caixa.

Além do salário combinado, você vai pagar FGTS de 8% sobre a remuneração todo mês. Vai ter a parte patronal do INSS, que depende do seu regime tributário: no Simples Nacional o custo é diferente do Lucro Presumido, por exemplo. Vai ter férias, que representam 1/12 do salário por mês trabalhado mais o terço constitucional. Vai ter 13º salário, que é mais 1/12 por mês. E se o funcionário sair antes de um ano, ainda tem a multa rescisória de 40% sobre o saldo do FGTS.

Na prática, dependendo do enquadramento da empresa, o custo total de um funcionário pode chegar a 70% ou 80% acima do salário bruto. Contratou alguém por R$ 2.000? O custo real pode estar próximo de R$ 3.400 ou R$ 3.600 por mês. Não é detalhe, é estrutura. Antes de assinar qualquer coisa, feche essa conta com calma e com ajuda de quem entende.

O que precisa estar em ordem antes da admissão

Aqui a maioria dos empreendedores se perde porque acha que contratar é simples: combina o salário, assina a carteira e pronto. Não é bem assim.

Antes de admitir o primeiro funcionário, você precisa ter o CNPJ ativo e com atividade econômica compatível com a função da pessoa que vai contratar. Precisa estar cadastrado no eSocial, que é o sistema do governo federal onde você vai registrar tudo que acontece na vida trabalhista do colaborador, desde a admissão até uma eventual rescisão. Precisa abrir uma conta no FGTS para a empresa e emitir a Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) mensalmente.

O contrato de trabalho também precisa ser formalizado. Pode ser por escrito ou, em alguns casos, verbal, mas o escrito protege os dois lados. Define função, salário, jornada, benefícios combinados. E se você combinou algo, mesmo que informalmente, isso já tem peso legal. Promessa de benefício feita na entrevista e não cumprida pode virar passivo trabalhista.

Um ponto que empreendedores ignoram: o prazo de admissão no eSocial é antes do início das atividades do funcionário. Não é no dia seguinte. Não é na semana que vem. É antes. Se o colaborador começa na segunda, o registro tem que ter acontecido antes dessa segunda. Isso é regra, não sugestão.

Como contratar o primeiro funcionário pensando além do papel

Até aqui falamos de processo e número. Mas contratar o primeiro funcionário tem uma camada que os formulários não capturam: você está definindo quem vai ser a cultura da sua empresa.

Esse primeiro colaborador vai aprender com você, vai observar como você toma decisão, como você reage quando algo dá errado, como você trata cliente. Vai criar expectativas sobre o ambiente de trabalho. E quando você contratar o segundo, o terceiro, o quinto, esse primeiro já vai estar transmitindo, de forma consciente ou não, o jeito que as coisas funcionam por aqui.

Por isso, antes de escolher pelo currículo mais bonito, pergunte o que você realmente precisa. Precisa de alguém que execute tarefas específicas com autonomia? Precisa de alguém que aprenda do zero e você vai formar? Precisa de alguém que vá lidar diretamente com cliente? Cada resposta leva a um perfil diferente, e contratar o perfil errado custa mais caro do que deixar a vaga em aberto por mais tempo.

Tem uma coisa que vale dizer com clareza: a primeira impressão que o colaborador tem da sua empresa começa no processo seletivo. Se o processo foi desorganizado, sem resposta, com informações contraditórias, ele já chega no primeiro dia com uma impressão formada. E essa impressão afeta engajamento, comprometimento e quanto tempo essa pessoa vai ficar com você.

Regime de contratação: qual faz mais sentido para você

CLT não é a única opção, mas é a mais comum e a que oferece mais proteção para os dois lados. Para o primeiro funcionário, na maioria das vezes, é o caminho mais seguro juridicamente.

Existe o contrato de experiência, que pode durar até 90 dias divididos em duas etapas. Ele serve exatamente para esse momento: você testa a pessoa na prática, ela testa a empresa, e ao final do período os dois decidem se faz sentido continuar. Se decidir não continuar, a rescisão dentro do período de experiência tem custo menor. Mas atenção: se você deixar o contrato de experiência vencer sem se manifestar, ele se converte automaticamente em contrato por prazo indeterminado.

Outra opção que aparece muito é o MEI como prestador de serviço. É uma tentação porque parece mais simples e mais barato. Mas tem uma armadilha séria aqui. Se a pessoa trabalha para você com horário fixo, subordinação, exclusividade e pessoalidade, o vínculo empregatício existe independentemente da forma como você chamou a relação. Se essa pessoa te processar depois, a Justiça do Trabalho vai olhar para a realidade da relação, não para o papel assinado. E você paga tudo que deveria ter pago mais a multa.

Existe ainda o trabalho intermitente, o contrato por prazo determinado para situações específicas, o jovem aprendiz se você tem interesse em contratar alguém mais jovem com benefício fiscal. Cada modalidade tem regra própria. Não escolha pelo que parece mais fácil. Escolha pelo que faz sentido para o que você precisa e pelo que é correto do ponto de vista legal.

O que vem depois da assinatura

Assinou a carteira. Pronto? Não. Essa é a parte que muita empresa pequena negligencia, e onde começa o problema de retenção logo nos primeiros meses.

O colaborador novo precisa entender o que se espera dele. Parece óbvio, mas não é. Muitos chegam no primeiro dia sem saber exatamente qual é a função, quem é a referência para tirar dúvida, como a empresa funciona, quais são as prioridades. Ficam perdidos, produzem menos do que poderiam, criam expectativas diferentes das suas, e em três meses você está fazendo uma rescisão que custou dinheiro e tempo.

Um processo de integração não precisa ser sofisticado. Precisa ser intencional. Apresenta a empresa, explica os processos, define as entregas esperadas para os primeiros 30 dias, tem uma conversa de alinhamento no final da primeira semana. Isso muda completamente o engajamento da pessoa nas primeiras semanas, que são as mais críticas para a decisão dela de ficar ou sair.

E do lado das obrigações: depois da admissão você vai ter folha de pagamento todo mês, FGTS para recolher até o dia 7 do mês seguinte, INSS, e eventualmente obrigações acessórias dependendo do porte e regime da empresa. Isso não some. Vira rotina mensal. Se você não tem alguém que cuide disso com método, o risco de atraso cresce, e atraso nessas obrigações tem multa e, mais do que isso, corrói a confiança do colaborador com a empresa.

Conclusão

Contratar o primeiro funcionário é um marco. Marca uma virada na empresa, na forma como você vai gerir seu tempo, nas suas responsabilidades como empreendedor. Mas marker bem essa virada exige que você entre nela com clareza: do custo real, das obrigações legais, do tipo de pessoa que você precisa, e do ambiente que você quer criar.

Não tem como evitar a complexidade. Mas dá para navegar ela com mais segurança quando você tem as informações certas e as pessoas certas do seu lado.

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Tarcísio Melo, sócio-fundador do Conecta+RH