Você contrata alguém com salário de R$ 2.000 e acha que vai pagar R$ 2.000. Não vai. Quanto custa um funcionário além do salário é uma das perguntas que mais assusta quem está abrindo a primeira vaga, e a resposta começa pelo INSS patronal, aquela contribuição que a empresa paga por cima do salário, sem descontar nada do trabalhador. É um custo invisível pra quem não conhece a folha, mas muito visível no caixa no fim do mês.
O que é o INSS patronal e por que ele importa
O INSS que todo mundo conhece é o desconto no contracheque do funcionário. Ele segue uma tabela progressiva e é responsabilidade do trabalhador, só passa pela empresa porque a empresa é obrigada a reter e recolher.
O INSS patronal é diferente. Ele é um encargo da empresa, calculado sobre a folha de pagamento, e não aparece no holerite de ninguém. Vai direto para o custo do contrato sem que o funcionário veja ou sinta.
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A alíquota padrão é de 20% sobre o salário bruto. Numa empresa enquadrada no regime do Lucro Presumido ou Lucro Real, é isso que você paga só de INSS patronal. Pra um salário de R$ 2.000, são R$ 400 reais a mais, todo mês, só nesse item.
Mas não para por aí, e é justamente onde muita gente erra a conta.
Os outros encargos que andam junto
O INSS patronal é o maior, mas não é o único. Ele vem sempre acompanhado de outras contribuições que compõem o que chamamos de encargos sociais.
O RAT, que é o Risco Ambiental do Trabalho, varia de 1% a 3% dependendo do grau de risco da atividade da sua empresa. Uma empresa de escritório costuma ficar em 1%. Uma empresa com atividade de risco moderado vai para 2%, e atividades de alto risco chegam a 3%. Esse percentual ainda pode ser multiplicado pelo FAP, o Fator Acidentário de Prevenção, que vai de 0,5 a 2,0 dependendo do histórico de acidentes e afastamentos do seu CNPJ.
Junto com isso vêm as contribuições para terceiros, que são destinadas a entidades como SESI, SENAI, SESC, SENAC, SEBRAE, entre outras. O percentual total depende do código FPAS da sua empresa, aquele código que define em qual categoria de atividade econômica você se enquadra. Em média, essas contribuições ficam entre 5,8% e 9% sobre a folha.
Somando tudo, uma empresa no regime comum pode ter um encargo total de 26% a 36% sobre a folha só de contribuições previdenciárias e de terceiros. Antes de contar férias, 13º ou FGTS.
Quanto custa um funcionário além do salário, de verdade
Vamos fazer a conta completa. Pega um funcionário com salário de R$ 3.000 e coloca tudo na mesa.
O INSS patronal de 20% já adiciona R$ 600. O RAT de 1% coloca mais R$ 30. As contribuições de terceiros, usando uma média de 5,8%, somam mais R$ 174. Só nesses três itens você já tem R$ 804 de encargo mensal por cima do salário.
Agora entra o FGTS, que é 8% sobre o salário bruto mais sobre o 13º proporcional, mais sobre as férias proporcionais. No salário mensal em si, são mais R$ 240. O 13º salário representa 1/12 avos por mês trabalhado, ou seja, mais R$ 250 de provisão mensal. As férias representam 1/3 a mais do salário por período, então a provisão mensal de férias com o adicional fica em torno de R$ 333.
Somando tudo isso, um funcionário com salário de R$ 3.000 custa para a empresa algo próximo de R$ 4.627 por mês. E esse número ainda não inclui o vale-transporte, plano de saúde, vale-refeição ou qualquer benefício que você ofereça.
A diferença entre o salário e o custo real é de mais de 50%. Não é exagero, é folha de pagamento.
Simples Nacional muda o jogo
Se a sua empresa é optante pelo Simples Nacional, o cálculo é diferente e, na maioria dos casos, mais favorável.
No Simples, a contribuição previdenciária patronal já está incluída na alíquota do DAS, aquele boleto unificado que você paga todo mês. Isso significa que, em geral, você não paga os 20% de INSS patronal separadamente. A exceção são algumas atividades do Anexo IV, como construção civil, serviços de limpeza e vigilância, que ainda recolhem o INSS patronal fora do DAS.
Pra saber exatamente em qual situação a sua empresa está, o caminho mais curto é checar o anexo do Simples em que você se enquadra e conversar com quem cuida da sua contabilidade. Parece simples, e às vezes é mesmo, mas não dá pra assumir sem confirmar.
O FGTS, o 13º e as férias continuam existindo independente do regime tributário. Esses são direitos do trabalhador, não encargos tributários, e nenhum enquadramento fiscal elimina esses custos. Então mesmo no Simples, o custo real do funcionário continua sendo significativamente maior que o salário.
Por que tanta empresa erra essa conta
O erro mais comum não é desconhecer o INSS patronal. É conhecer e ainda assim subestimar o impacto acumulado quando você tem mais de um funcionário.
Com 5 funcionários com salário de R$ 2.500 cada, o custo total com encargos pode facilmente passar de R$ 20.000 por mês, quando o empresário estava calculando R$ 12.500 de folha. Essa diferença de R$ 7.500 ou mais, todo mês, é o tipo de coisa que desequilibra o fluxo de caixa sem que ninguém entenda por quê.
Outro erro frequente é não provisionar 13º e férias mensalmente. Muita empresa pequena trata esses pagamentos como se fossem surpresa, como se o 13º aparecesse do nada em dezembro. Não aparece. Ele foi sendo acumulado mês a mês, e se você não guardou, vai ter que tirar de algum lugar na hora H.
A conta certa começa antes da contratação. Quando você decide abrir uma vaga, o salário que você anuncia precisa já ser calculado dentro de uma estrutura de custo total que você pode sustentar. Não é sobre pagar menos, é sobre saber exatamente o que você está assumindo antes de assinar a carteira.
Como calcular antes de contratar
A fórmula que uso como base é simples. Pega o salário bruto e multiplica por 1,7 a 1,8 para ter uma estimativa do custo total mensal no regime comum, considerando INSS patronal, RAT, contribuições de terceiros, FGTS e provisões de 13º e férias. No Simples Nacional, essa proporção pode cair um pouco, mas ainda fica acima de 1,4.
Se o candidato quer R$ 4.000, o custo real está entre R$ 5.600 e R$ 7.200 dependendo do regime e dos benefícios. Esse é o número que precisa caber no seu orçamento.
Não estou dizendo pra não contratar. Estou dizendo pra contratar com os olhos abertos. Funcionário bom tem retorno, tem produção, tem resultado. Mas o custo precisa estar previsto, não descoberto.
Uma planilha de custo de pessoal atualizada, revisada todo mês com quem faz sua folha, já resolve boa parte do problema. Não precisa de sistema caro. Precisa de número certo.
Gestão de folha não é só apertar botão em sistema. É entender o que está por trás de cada linha do holerite e de cada encargo que vai embora no boleto do INSS. Quando você sabe disso, contrata melhor, planeja melhor e não leva susto no fechamento do mês.
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